Trong lĩnh vực in ấn, số nhảy là một khái niệm quen thuộc và hữu ích cho nhiều doanh nghiệp. Số nhảy giúp cho việc quản lý mã sản phẩm, mã hàng hóa, hóa đơn,… được dễ dàng và chính xác. Vậy in số nhảy là gì? Tác dụng và ứng dụng của nó việc đóng số nhảy như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu cùng Azoka ngay dưới bài viết này.
In số nhảy là gì?
In số nhảy hay còn gọi là (đóng số nhảy, in dữ liệu biến đổi). Đây là một phương pháp sử dụng máy in để in hoặc dập các dãy số theo thứ tự trên các trang của một tài liệu.
Phương pháp này có thể được thực hiện thủ công, bằng cách điều chỉnh máy in để in các số theo thứ tự tăng dần trên mỗi trang. Ngoài ra, có thể sử dụng phần mềm hoặc chương trình được lập trình trên máy tính để tự động thực hiện quá trình này trên từng trang của ấn phẩm.
Những lợi ích to lớn khi in số nhảy, dữ liệu biến đổi là gì?
Phương pháp đóng số nhảy đem lại nhiều lợi ích quan trọng. Chẳng hạn như kiểm soát, quản lý và thống kê chính xác số lượng hàng hóa, giao dịch, lô hàng hay sản phẩm. Nó cung cấp tính chính xác và tiện lợi trong việc theo dõi và quản lý thông tin liên quan đến các hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh đó, số nhảy còn được áp dụng trong biên nhận, biểu mẫu và các tài liệu khác để tạo thuận tiện và hiệu quả trong quản lý và giao dịch.
Một trong những ứng dụng phổ biến của đóng số nhảy là trong hóa đơn. Thông thường, hóa đơn được đặt theo từng cuốn có số thứ tự như 1, 2, 3… Mỗi cuốn hóa đơn sẽ có mã đặt theo thứ tự và mỗi tờ hóa đơn sẽ có mã riêng lần lượt là 00001, 00002, 00003… được ghi trên bìa.
Bằng cách đóng số nhảy, các doanh nghiệp và công ty có thể dễ dàng thực hiện việc quản lý và xác định tờ hóa đơn nằm trong quyển nào. Hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng là các yếu tố không thể thiếu trong các giao dịch buôn bán và tài chính. Việc đóng số nhảy giúp quản lý dễ dàng và thuận tiện hơn.
Với sự kết hợp giữa các mã hàng và số serial trên tem nhãn dán, đóng số nhảy đóng vai trò quan trọng trong việc thống kê, quản lý xuất nhập kho, và tạo tiện lợi cho doanh nghiệp. Đây là một lựa chọn phổ biến và được ứng dụng rộng rãi ngày nay.
Những phương pháp in số nhảy phổ biến hiện nay là gì
Dưới đây là 3 phương pháp in dữ liệu biến đổi phổ biến và thông dụng nhất.
Đóng số nhảy bằng tay
Đóng số nhảy bằng tay là phương pháp cổ điển. Trong đó người thợ sử dụng một máy đóng số nhỏ để đóng số lên từng tờ giấy một cách thủ công.
Phương pháp này thường được dùng cho các ấn phẩm có số lượng ít. Bộ đóng số nhảy bằng tay có giá thành rẻ và dễ dàng sử dụng.
In số nhảy bằng máy đóng số nhảy
In số nhảy bằng máy đóng số nhảy là phương pháp in nâng cao. Trong đó máy đóng số có thể in ấn theo dãy số đếm chạy tăng dần hoặc theo quy luật nào đó. Phương pháp này thường được dùng cho các ấn phẩm có số lượng nhiều và yêu cầu chính xác cao.
Đây là phương pháp chủ yếu áp dụng trong kỹ thuật in offset. Có thể in và đóng số nhảy đồng thời hoặc in offset trước và đóng số nhảy sau.
In số nhảy bằng máy in kỹ thuật số kết hợp với phần mềm số nhảy
In số nhảy bằng máy in kỹ thuật số kết hợp với phần mềm số nhảy là phương pháp in hiện đại. Trong đó máy in kỹ thuật số và phần mềm số nhảy được sử dụng để cá thể hóa từng tờ in bằng cách thay đổi dữ liệu trên mỗi tờ.
Phương pháp này thường được dùng cho các ấn phẩm có nội dung biến đổi và yêu cầu chất lượng cao .
In dữ liệu biến đổi bằng máy in đòi hỏi thợ in có tay nghề và kinh nghiệm. Ưu điểm của phương pháp này là có thể đóng hàng vạn, hàng triệu số mà ít xảy ra sai sót.
Phương pháp đóng số nhảy thường được ứng dụng cho các ấn phẩm nào
Phương pháp đóng số nhảy thường được áp dụng cho các ấn phẩm có nội dung biến đổi trên mỗi ấn phẩm, gồm:
Hóa đơn, biểu mẫu, biên nhận, vé xe
Các ấn phẩm hoá đơn, vé gửi xe, phiếu thu chi,… thường được đánh số phiếu hoặc mã hóa đơn theo thứ tự từ 1 đến số cuối cùng. Điều này giúp trong việc quản lý, theo dõi và truy xuất thông tin một cách dễ dàng.
Tem niêm phong, tem bảo hành, tem vỡ và các loại tem khác
Các loại tem như tem bảo hành, tem niêm phong, tem vỡ, tem truy xuất nguồn gốc, tem QR code,…. thường in kèm với số series cùng với mã sản phẩm để quản lý kho và sản xuất.
Số series này cho phép theo dõi từng sản phẩm và đảm bảo tính chính xác trong quá trình quản lý và kiểm tra hàng hóa.
Thiệp mời, voucher, vé mời và các loại tài liệu tương tự
Voucher có số thứ tự hoặc mã khác nhau để kiểm soát số lượng và ngăn chặn việc gian lận. Việc sử dụng số thứ tự hoặc mã riêng cho mỗi tài liệu giúp đảm bảo tính toàn vẹn. Qua đó luôn minh bạch trong quá trình giao dịch và sử dụng của khách hàng.
